Ký gửi cho thuê căn hộ: giấy tờ, bàn giao chìa khoá và ai trả phí gì

Căn cứ: Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 — Điều 163, 164; Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 — Điều 477, 479, 482; Luật Cư trú; quy định thuế cho thuê năm 2026 · Cập nhật 03/11/2026.

Ký gửi cho thuê là Quý khách giao cho đơn vị môi giới tìm người thuê: tư vấn giá chào, đăng tin, dẫn khách xem, hỗ trợ ký hợp đồng thuê. Giá chào và việc chọn người thuê vẫn do Quý khách quyết định. Bài này đi qua bốn việc chủ nhà hay hỏi nhất: giấy tờ, chìa khoá, kiểm tài sản và phí. Quy trình 6 bước tại HPR xem ở trang ký gửi cho thuê căn hộ, nhà phố.

1. Giấy tờ chủ nhà cần chuẩn bị: 3 nhóm

Khi gửi thông tin lần đầu, Quý khách chưa cần giấy tờ. Chuyên viên chỉ xem bản gốc / bản sao khi xác minh hồ sơ — không gửi giấy tờ qua website.

Nhóm	Giấy tờ	Dùng để
Tùy thân	Căn cước của chủ sở hữu — đủ tất cả người đứng tên; văn bản ủy quyền nếu người khác đứng ra ký thay	Ký hợp đồng dịch vụ và hợp đồng thuê
Giấy tờ căn hộ	Sổ hồng; căn chưa có sổ: hợp đồng mua bán với chủ đầu tư + biên bản bàn giao căn; căn đang thế chấp: điều kiện cho thuê theo hợp đồng thế chấp	Chứng minh Quý khách có quyền cho thuê
Quy định tòa nhà	Nội quy chung cư, thủ tục đăng ký cư dân, thẻ ra vào, gửi xe, mức phí quản lý đang thu	Trả lời người thuê, ghi vào hợp đồng thuê

Nên có thêm: danh mục nội thất, thiết bị (kèm phiếu bảo hành nếu còn) để làm biên bản bàn giao, và số tài khoản nhận tiền thuê — số tài khoản này cũng là thông tin Quý khách thông báo với cơ quan thuế (giấy tờ và thuế của chủ nhà khi cho thuê).

Căn mua của chủ đầu tư được ký gửi cho thuê khi đã nhận bàn giao căn. Căn đồng sở hữu (vợ chồng, nhiều người đứng tên) mà chỉ một người ký thì cần văn bản ủy quyền của những người còn lại — nên công chứng hoặc chứng thực để người thuê yên tâm.

2. Bàn giao chìa khoá: hai lần, hai biên bản

Lần 1 — giao cho đơn vị ký gửi để dẫn khách xem (không bắt buộc). Quý khách chọn tự mở cửa mỗi lần có lịch xem, hoặc giao một bộ chìa khoá / thẻ cho chuyên viên. Nếu giao, ghi rõ trong hợp đồng dịch vụ hoặc biên bản riêng: số chìa, thẻ thang máy, thẻ xe, mã khoá điện tử; ai giữ; báo lịch xem trước bao lâu; trả lại khi nào.

Lần 2 — giao căn cho người thuê. Đây là biên bản quan trọng nhất của cả hợp đồng thuê. Biên bản nên có:

• Danh mục nội thất, thiết bị và tình trạng từng món, kèm ảnh / video có ngày.
• Chỉ số điện, nước (và gas nếu có) ngày bàn giao.
• Số lượng chìa khoá, thẻ, remote đã giao.
• Chữ ký của Quý khách (hoặc người được ủy quyền) và người thuê.

Giữa hai người thuê, nên đổi lõi khoá hoặc mã khoá điện tử, thu lại đủ thẻ ra vào trước khi giao cho người mới.

3. Kiểm tài sản: lúc giao, lúc nhận lại

Người thuê phải giữ gìn căn, sửa hư hỏng nhỏ; làm hư hỏng thì bồi thường, nhưng không chịu hao mòn tự nhiên. Khi trả nhà, căn phải ở tình trạng như lúc nhận, trừ hao mòn tự nhiên (Bộ luật Dân sự, Điều 479, 482). Vì vậy, khi nhận lại căn, Quý khách đối chiếu với đúng biên bản bàn giao lần 2: từng món nội thất, chỉ số điện nước cuối, số chìa khoá, thẻ. Khoản trừ vào tiền cọc chỉ nên dựa trên chênh lệch có ảnh, có biên bản. Câu chữ gợi ý về cọc, hư hỏng: 7 điều khoản bảo vệ chủ nhà trong hợp đồng thuê.

4. Ai trả phí gì khi ký gửi cho thuê

Khoản	Thường do ai trả	Ghi chú
Phí dịch vụ ký gửi / môi giới cho thuê	Chủ nhà	Luật không quy định mức tối đa. Tại HPR: gửi thông tin, tư vấn giá chào ban đầu không mất phí; phí dịch vụ thương lượng theo từng căn, ghi trong hợp đồng dịch vụ trước khi đăng tin
Phí quản lý tòa nhà	Theo thỏa thuận	Luật không quy định bên nào trả — ghi rõ trong hợp đồng thuê
Điện, nước, internet, gửi xe	Thường người thuê	Theo chỉ số chốt ngày bàn giao
Sửa hư hỏng lớn, khuyết tật của căn	Chủ nhà	Hư hỏng nhỏ theo tập quán do người thuê tự sửa (Bộ luật Dân sự, Điều 477, 479)
Thuế cho thuê	Chủ nhà	Doanh thu cho thuê từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống không nộp thuế GTGT, TNCN nhưng vẫn thông báo doanh thu — chậm nhất 31/01 năm sau (chi tiết)
Công chứng hợp đồng thuê	Theo thỏa thuận	Hợp đồng thuê lập thành văn bản, không bắt buộc công chứng (Luật Nhà ở 2023, Điều 164)

Về giấy tờ cư trú: người thuê là người Việt Nam ở từ 30 ngày trở lên tự đăng ký tạm trú, Quý khách cung cấp hợp đồng thuê; người thuê là người nước ngoài thì người quản lý nơi ở phải khai báo tạm trú trong 12 giờ kể từ khi khách đến. Xem khai báo tạm trú khi thuê nhà.

5. Bao lâu thì cho thuê được?

HPR không cam kết thời gian cho thuê: thời gian phụ thuộc giá chào so với căn tương tự, nội thất, tầng, hướng và số căn cùng dự án đang chào thuê — dự án vừa bàn giao thường nhiều căn chào cùng lúc. Ba con số nên dùng khi lên kế hoạch:

• 2–4 tuần đầu sau khi đăng tin: theo dõi số người hỏi, số lượt hẹn xem; ít lượt xem thì xem lại giá hoặc điều kiện (định giá cho thuê căn hộ).
• Ít nhất 1 tháng trống mỗi năm: nên tính vào dòng tiền (chi phí nắm giữ căn hộ cho thuê).
• 1–2 tháng trước khi hợp đồng hết hạn: hỏi người thuê có gia hạn không để kịp tìm khách mới (tỷ lệ lấp đầy căn hộ cho thuê).

Căn gọn, đủ sáng, có 15–20 ảnh và 1 video ngắn thường được hỏi nhiều hơn — xem chuẩn bị căn để cho thuê.

Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý / thuế cho từng trường hợp cụ thể. Quy định thuế, cư trú thay đổi trong năm 2026 — Quý khách nên kiểm tra với cơ quan quản lý trước khi khai.

1. Gom giấy tờ 3 nhóm — căn cước của mọi người đứng tên (hoặc ủy quyền), sổ hồng / hợp đồng mua bán + biên bản bàn giao căn, nội quy và phí quản lý của tòa nhà.
2. Lập danh mục nội thất — từng món, tình trạng, ảnh có ngày.
3. Chốt điều kiện cho thuê — giá mong muốn, thời hạn tối thiểu, số tháng cọc, kỳ thanh toán, bên trả phí quản lý, có cho nuôi thú cưng không. Tự tính thu nhập ròng bằng công cụ tính thu nhập cho thuê.
4. Đọc hợp đồng dịch vụ ký gửi — phạm vi dịch vụ, thời hạn, độc quyền hay không (so sánh hai hình thức), mức phí và thời điểm trả phí, cách giữ chìa khoá khi dẫn khách xem.
5. Ký hợp đồng thuê + biên bản bàn giao — chỉ số điện nước, số chìa khoá / thẻ, chữ ký hai bên.
6. Sau khi cho thuê — giữ bản sao hợp đồng, thông báo doanh thu với cơ quan thuế đúng hạn, hẹn kiểm căn định kỳ theo hợp đồng.

• Quốc hội — Luật Nhà ở số 27/2023/QH15, ngày 27/11/2023, hiệu lực 01/08/2024 (Điều 163 hợp đồng về nhà ở; Điều 164 công chứng, chứng thực hợp đồng), đọc 20/10/2026.
• Quốc hội — Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, ngày 24/11/2015 (Điều 477, 479 sửa chữa, bảo quản tài sản thuê; Điều 482 trả lại tài sản thuê), đọc 20/10/2026.
• LuatVietnam — Cho thuê nhà, người thuê hay cho thuê phải đi đăng ký tạm trú?, truy cập 20/10/2026 (Luật Cư trú số 68/2020/QH14, Điều 27, 28).
• Tuổi Trẻ (Pháp Luật TP.HCM) — Không khai báo tạm trú cho khách nước ngoài, chủ khách sạn bị phạt bao nhiêu?, 06/12/2025 (Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam).
• VietnamFinance — Người cho thuê nhà doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm cần làm gì?, 12/06/2026 (thông báo doanh thu, Mẫu 01/BĐS).
• HPR — Ký gửi nhà đất là gì (Luật Kinh doanh bất động sản 2023: phí do hai bên thỏa thuận, không có mức tối đa); quy trình và cam kết dịch vụ ở trang ký gửi cho thuê căn hộ, nhà phố.